1. Wprowadzenie
Niniejsze Warunki i Zasady (Regulamin) określają zasady korzystania z naszych usług tematycznych wydarzeń i społecznej rozrywki. Korzystając z serwisu internetowego Meetupvenue, odwiedzając stronę https://meetupvenue.com, składając zapytanie lub dokonując rezerwacji wydarzenia, Użytkownik i Klient potwierdzają, że zapoznali się z treścią Regulaminu, rozumieją go i zobowiązują się do jego przestrzegania.
Jeżeli nie akceptujesz któregokolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu, prosimy o powstrzymanie się od korzystania z serwisu oraz od zawierania umów dotyczących organizacji wydarzeń z Meetupvenue.
2. Definicje
Dla przejrzystości niniejszego Regulaminu stosuje się następujące definicje:
„Spółka”, „My”, „Nas”, „Nasze” – oznacza podmiot świadczący usługi organizacji wydarzeń, operujący pod marką Meetupvenue, odpowiedzialny za przygotowanie, koordynację i realizację tematycznych wieczorów rozrywkowych.
„Klient” – oznacza osoby fizyczne lub prawne, a także jednostki organizacyjne, które składają zapytanie, dokonują rezerwacji lub w inny sposób angażują nasze usługi w celu organizacji wydarzenia dla swojej grupy, firmy, gości lub zaproszonych uczestników.
„Goście” – oznacza uczestników wydarzenia zaproszonych przez Klienta, w tym pracowników, kontrahentów, partnerów biznesowych, członków rodzin oraz inne osoby, które biorą udział w wydarzeniu organizowanym przez Meetupvenue na rzecz Klienta.
„Wydarzenie” – oznacza każdy wieczór tematyczny, program rozrywkowy, wieczór gier inspirowany pokerem, ruletką, blackjackiem lub doświadczeniami stołów towarzyskich, a także inne formaty rozrywki społecznej, organizowane i realizowane przez Meetupvenue.
3. Zakres usług
Spółka świadczy usługi w zakresie organizacji luksusowych, tematycznych wieczorów gier i rozrywki, w tym w szczególności: wieczory inspirowane pokerem, ruletką, blackjackiem, produkcję wydarzeń korporacyjnych, oprawę rozrywkową dla zamkniętych spotkań biznesowych, prywatnych celebracji oraz wydarzeń dla klientów VIP.
Nasze usługi są ukierunkowane wyłącznie na prywatne grupy korporacyjne, klientów VIP oraz gospodarzy wyszukanych uroczystości, którzy oczekują zamkniętego, zaproszeniowego charakteru wydarzenia. Oferta nie jest przeznaczona dla otwartych wydarzeń publicznych ani gier o charakterze hazardowym w rozumieniu właściwych przepisów prawa.
Szczegółowy opis dostępnych doświadczeń znajduje się na stronach serwisu, w szczególności w sekcjach Events, Experiences, Services, Poker, Roulette, Blackjack, Atmosphere oraz Corporate. Konkretny zakres świadczeń każdorazowo określany jest w dokumentacji rezerwacyjnej i/lub umowie z Klientem.
4. Proces rezerwacji
Wszystkie rezerwacje wydarzeń muszą zostać potwierdzone na piśmie – poprzez wypełnienie i przesłanie formularza rezerwacyjnego dostępnego w sekcji Contact Us lub w toku bezpośredniej konsultacji z przedstawicielem Meetupvenue, zakończonej przesłaniem podsumowania i dokumentów rezerwacyjnych drogą elektroniczną.
Żadne wydarzenie nie jest uznawane za ostatecznie potwierdzone ani „zabezpieczone” do momentu zaksięgowania wymaganego depozytu w wysokości określonej w procedurach rezerwacyjnych oraz przekazania Klientowi pisemnego potwierdzenia przyjęcia rezerwacji.
Spółka zastrzega sobie prawo do odrzucenia lub modyfikacji rezerwacji, jeżeli planowane wydarzenie jest niezgodne z wizerunkiem marki, obowiązującymi przepisami prawa lub przekracza realne możliwości produkcyjne danego terminu.
5. Warunki płatności
Klient zobowiązany jest do uiszczenia bezzwrotnego depozytu rezerwacyjnego w kwocie i terminie wskazanym przez Spółkę w ofercie lub w fakturze pro forma. Dopiero wpływ depozytu na rachunek Spółki potwierdza rezerwację i uruchamia proces szczegółowego planowania wydarzenia.
Pozostała część wynagrodzenia za realizację wydarzenia jest płatna zgodnie z harmonogramem płatności określonym na fakturze, w dokumentacji rezerwacyjnej lub w umowie indywidualnej. Brak płatności w terminie może skutkować wstrzymaniem przygotowań, zawieszeniem usług lub anulowaniem rezerwacji, z zachowaniem przez Spółkę prawa do zatrzymania wpłaconego depozytu.
Wszelkie dodatkowe koszty wynikające z rozszerzenia zakresu wydarzenia, zmian logistycznych lub usług dodatkowych zaakceptowanych przez Klienta zostaną wykazane w osobnych dokumentach rozliczeniowych i podlegają płatności na zasadach w nich określonych.
6. Obowiązki Klienta
Klient zobowiązany jest do przekazywania Spółce prawdziwych, kompletnych i aktualnych informacji dotyczących planowanego wydarzenia, w tym liczby gości, profilu grupy, założeń scenariuszowych oraz szczególnych wymogów organizacyjnych związanych z lokalizacją lub charakterem spotkania.
Klient odpowiada za terminowe uzgodnienia i akceptacje kluczowych elementów wydarzenia, takich jak harmonogram, scenariusz atrakcji, oprawa audiowizualna oraz inne istotne składniki produkcji. Opóźnienia z winy Klienta mogą ograniczyć możliwości wdrożenia określonych rozwiązań lub wygenerować dodatkowe koszty.
Klient ponosi odpowiedzialność za to, aby wszyscy goście spełniali wymogi dotyczące wieku, trzeźwości, ubioru oraz zasad zachowania na terenie wydarzenia i w obiekcie. W szczególności Klient zobowiązany jest do zapewnienia, że w wydarzeniu nie biorą udziału osoby nieuprawnione lub niepełnoletnie, jeżeli charakter atrakcji wymaga pełnoletności lub innego kryterium wiekowego.
7. Anulowanie i zwroty
Wszelkie anulacje rezerwacji muszą zostać dokonane w formie pisemnej – poprzez wiadomość e-mail przesłaną na adres wskazany w dokumentacji rezerwacyjnej lub w korespondencji prowadzonej z przedstawicielem Meetupvenue. Dla zachowania terminów decydująca jest data i godzina wpływu wiadomości na serwer Spółki.
Zasady zwrotów oraz ewentualnych opłat za anulowanie różnią się w zależności od terminu odwołania wydarzenia, skali projektu, zaangażowanych podwykonawców oraz indywidualnych ustaleń kontraktowych. Szczegółowe warunki określone są każdorazowo w dokumentach dotyczących rezerwacji wydarzenia, w tym w umowie, ofercie oraz potwierdzeniu rezerwacji.
O ile dokumenty rezerwacyjne nie stanowią inaczej, depozyt rezerwacyjny ma charakter bezzwrotny i jest zatrzymywany przez Spółkę tytułem pokrycia poniesionych nakładów organizacyjnych, kosztów przygotowań oraz rezerwacji terminu.
8. Modyfikacje wydarzeń
Wszelkie zmiany zakresu wydarzenia, jego daty, godziny, lokalizacji, liczby gości lub konfiguracji atrakcji wymagają uzgodnienia ze Spółką i są uzależnione od dostępności terminu, zespołu produkcyjnego oraz zasobów technicznych.
Zmiany mogą wiązać się z korektą wynagrodzenia, kosztów logistycznych i warunków współpracy. W przypadku istotnych modyfikacji, wpływających na skalę lub profil wydarzenia, Spółka może wymagać sporządzenia aneksu lub nowej umowy oraz uzyskania pisemnej akceptacji Klienta.
Brak zgody Klienta na niezbędne zmiany warunków finansowych lub organizacyjnych, wynikające z jego żądań modyfikacji, może skutkować brakiem możliwości realizacji wydarzenia w zmienionej formie. W takim przypadku zastosowanie mają postanowienia dotyczące anulowania, określone w dokumentacji rezerwacyjnej.
9. Zasady zachowania i korzystania z obiektu
Klient, jego przedstawiciele oraz wszyscy goście zobowiązani są do przestrzegania regulaminów obiektu, w którym odbywa się wydarzenie, w tym zasad bezpieczeństwa, przepisów przeciwpożarowych, procedur ewakuacyjnych oraz wytycznych dotyczących korzystania z infrastruktury technicznej.
Spółka zastrzega sobie prawo do odmowy świadczenia usług, przerwania lub ograniczenia przebiegu wydarzenia, a także do wyproszenia z przestrzeni eventowej uczestników, którzy zachowują się w sposób agresywny, niebezpieczny, rażąco naruszający zasady współżycia społecznego, dobre obyczaje lub wytyczne personelu.
Klient ponosi odpowiedzialność za szkody materialne powstałe w obiekcie w wyniku działania lub zaniechania jego gości oraz osób, za które ponosi odpowiedzialność, w tym za zniszczenia wyposażenia, elementów scenografii, sprzętu technicznego czy wystroju.
10. Odpowiedzialność i zastrzeżenia
Spółka nie ponosi odpowiedzialności za wypadki, drobne urazy, szkody na mieniu ani inne zdarzenia losowe, które mogą wystąpić w trakcie wydarzenia, o ile nie wynikają one z rażącego niedbalstwa lub umyślnego naruszenia obowiązków po stronie Spółki.
Spółka nie odpowiada za zachowanie gości, ich decyzje podejmowane podczas wydarzenia, ani za szkody wyrządzone między uczestnikami wydarzenia, pomiędzy gośćmi a Klientem lub pomiędzy gośćmi a osobami trzecimi.
W żadnym wypadku Spółka nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, szkody pośrednie lub wynikowe, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej. Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Spółki wobec Klienta, jeżeli nie wynika inaczej z umowy, jest co do zasady ograniczona do wartości wynagrodzenia netto otrzymanego od Klienta za dane wydarzenie.
11. Własność intelektualna
Wszystkie treści, wizerunki, fotografie, materiały wideo, elementy identyfikacji wizualnej, logotypy, emblematy, grafiki stołów, scenografie, koncepty kreatywne oraz opisy doświadczeń prezentowane na stronie Meetupvenue lub wykorzystywane podczas wydarzeń stanowią własność intelektualną Spółki lub są używane na podstawie odpowiednich licencji.
Bez uprzedniej, wyraźnej zgody wyrażonej na piśmie, Klient ani osoby trzecie nie są uprawnieni do powielania, kopiowania, modyfikowania, udostępniania, publikowania ani wykorzystywania tych materiałów w celach komercyjnych, promocyjnych lub w jakikolwiek sposób mogący wprowadzać w błąd co do charakteru współpracy ze Spółką.
Udział w wydarzeniu nie przyznaje Klientowi ani gościom żadnych praw do know-how, koncepcji kreatywnych, scenariuszy czy formatów rozrywkowych stosowanych przez Meetupvenue, poza zakresem niezbędnym do standardowego korzystania z usługi w trakcie danego wydarzenia.
12. Prawo właściwe i rozwiązywanie sporów
Niniejszy Regulamin oraz wszelkie umowy zawierane pomiędzy Klientem a Spółką podlegają prawu właściwemu dla jurysdykcji, w której odbywa się wydarzenie, chyba że strony w umowie postanowią inaczej. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
Spółka i Klient zobowiązują się w pierwszej kolejności do podejmowania prób polubownego rozwiązania wszelkich sporów wynikających z interpretacji lub wykonywania umowy, w drodze negocjacji i konstruktywnego dialogu.
Jeżeli polubowne rozwiązanie sporu okaże się niemożliwe, strony mogą skierować sprawę do wiążącego postępowania arbitrażowego lub właściwego sądu, zgodnie z postanowieniami szczegółowo określonymi w dokumentacji dotyczącej konkretnego wydarzenia lub w indywidualnej umowie zawartej z Klientem.
W przypadku pytań dotyczących niniejszego Regulaminu, prosimy o bezpośredni kontakt z nami za pośrednictwem sekcji Contact Us. Dalsze korzystanie z serwisu oraz składanie rezerwacji oznacza akceptację aktualnie obowiązującej wersji Regulaminu.