Twoje dane w świetle reflektorów, ale zawsze pod osłoną dyskrecji

1. Przegląd polityki prywatności

Ta strona opisuje zasady, na jakich przetwarzamy Twoje dane osobowe, gdy odwiedzasz naszą stronę internetową https://meetupvenue.com lub korzystasz z naszych usług organizacji wydarzeń, takich jak wieczory pokerowe, ruletka, blackjack, eleganckie kolacje tematyczne, spotkania VIP oraz eventy korporacyjne.

Polityka prywatności ma zastosowanie do:

• odwiedzających naszą stronę internetową,
• osób wysyłających do nas zapytania poprzez formularz kontaktowy, telefonicznie lub mailowo,
• klientów indywidualnych i firmowych korzystających z naszych usług,
• uczestników wydarzeń, których dane otrzymaliśmy w związku z organizacją danego eventu.

2. Jakie informacje zbieramy

Zakres przetwarzanych danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszych usług. Możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

Dane kontaktowe

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwa firmy i stanowisko (w przypadku klientów biznesowych).

Dane związane z rezerwacją i realizacją wydarzeń

• informacje o planowanym wydarzeniu (rodzaj, charakter, liczba gości, preferowana data i miejsce),
• dane do rozliczeń (np. dane firmy, NIP, adres do faktury),
• historia rezerwacji, zapytań, ustaleń i preferencji dotyczących atrakcji (poker, ruletka, blackjack, inne doświadczenia),
• informacje organizacyjne przekazywane przez Ciebie (np. profil gości, oczekiwany dress code, preferowany poziom intensywności animacji).

Preferencje i ustawienia

• preferencje dotyczące rodzaju wydarzeń i usług Meetupvenue,
• preferencje komunikacyjne (np. forma i częstotliwość kontaktu),
• informacje o tym, które sekcje strony odwiedzasz najczęściej (np. /events/, /experiences/, /services/, /poker/, /roulette/, /blackjack/, /atmosphere/, /corporate/).

Dane techniczne i analityczne

Podczas odwiedzania strony możemy automatycznie zbierać:

• adres IP oraz przybliżoną lokalizację opartą na IP,
• informacje o urządzeniu i przeglądarce (typ, wersja, system operacyjny),
• dane o sposobie korzystania ze strony (odwiedzane podstrony, czas spędzony na stronie, źródło wejścia),
• identyfikatory plików cookies oraz podobnych technologii.

Dane dobrowolnie podawane w korespondencji

W przypadku kontaktu przez formularz na stronie /contact-us/, e-mail lub telefonicznie możesz przekazać nam dodatkowe dane, takie jak szczegółowe życzenia dotyczące scenariusza wieczoru, informacje o ograniczeniach żywieniowych gości, preferencjach muzycznych czy specyfice wydarzenia. Przetwarzamy te informacje wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania oferty oraz organizacji wydarzenia.

3. W jaki sposób wykorzystujemy dane

Twoje dane wykorzystujemy wyłącznie w jasno określonych i zgodnych z prawem celach związanych z działalnością Meetupvenue, w szczególności:

Obsługa zapytań i rezerwacji

• odpowiadanie na zapytania przesłane przez formularz kontaktowy na stronie /contact-us/ lub inne kanały komunikacji,
• przygotowanie propozycji koncepcji wydarzenia, wycen, harmonogramów i scenariuszy,
• zawieranie i realizacja umów na organizację wydarzeń.

Personalizacja wydarzeń i doświadczeń

• dopasowanie charakteru wydarzenia do profilu gości (np. wybór pomiędzy formatem pokerowym, ruletką, blackjackiem, czy mieszanym doświadczeniem),
• projektowanie atmosfery, oprawy wizualnej i muzycznej na podstawie Twoich preferencji,
• koordynacja atrakcji i pracy zespołu prowadzącego wieczór.

Komunikacja operacyjna i biznesowa

• kontakt w sprawie szczegółów organizacyjnych, potwierdzeń, zmian i podsumowań wydarzeń,
• wysyłanie informacji niezbędnych do realizacji umowy (np. regulaminy, warunki płatności),
• prowadzenie korespondencji w celu utrzymania relacji z klientami biznesowymi.

Doskonalenie naszych usług

• analiza opinii, zapytań i historii realizacji w celu podnoszenia jakości oferty,
• analiza statystyczna korzystania z naszej strony (np. które podstrony są najczęściej odwiedzane),
• testowanie nowych rozwiązań serwisu oraz usprawnianie ścieżki rezerwacji.

Realizacja obowiązków prawnych i obrona roszczeń

• prowadzenie księgowości i archiwizacja dokumentów księgowych,
• wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa,
• dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzając Twoje dane osobowe, opieramy się na następujących podstawach prawnych przewidzianych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO):

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, gdy kontaktujesz się z nami w celu rezerwacji lub realizacji wydarzenia;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeśli wyraźnie wyrazisz zgodę na określone działania (np. na otrzymywanie komunikacji marketingowej, jeśli takie działania będziemy prowadzić);
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny, gdy obowiązek przetwarzania wynika z przepisów (np. prawa podatkowego lub rachunkowego);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, w szczególności w celu dochodzenia lub obrony roszczeń, prowadzenia analiz statystycznych i usprawniania usług oraz zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej.

W przypadkach, w których podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda, masz prawo w każdej chwili ją wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Udostępnianie danych i ujawnienia

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych. Możemy jednak przekazywać je zaufanym podmiotom trzecim wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji naszych usług lub wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcy usług IT i hostingu, utrzymujący naszą stronę internetową oraz infrastrukturę techniczną,
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych online (w zakresie danych zanonimizowanych lub pseudonimizowanych, jeśli takie narzędzia stosujemy),
• podmioty współpracujące przy realizacji wydarzeń (np. obsługa techniczna, hostessy, artyści, fotografowie), jeśli jest to konieczne organizacyjnie i zostało odpowiednio uzgodnione,
• biura rachunkowe, kancelarie prawne oraz doradcy wspierający nas w realizacji obowiązków prawnych i ochronie naszych praw.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie zawartych z nami umów powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do zachowania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa oraz poufności.

Udostępnienie danych organom publicznym

Możemy zostać zobowiązani do udostępnienia Twoich danych uprawnionym organom państwowym lub samorządowym, w szczególności sądom, organom ścigania, organom nadzoru lub organom podatkowym – wyłącznie w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa.

6. Okres przechowywania danych

Przechowujemy Twoje dane osobowe jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub potrzebny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

W szczególności:

• dane związane z zapytaniami ofertowymi – przez okres prowadzenia korespondencji oraz do 12 miesięcy po jej zakończeniu (o ile nie dojdzie do zawarcia umowy),
• dane związane z realizacją umów i rezerwacji wydarzeń – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (zwykle do 6 lat),
• dokumenty księgowe oraz dane w nich zawarte – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (zazwyczaj 5 lat),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane,
• dane techniczne i analityczne – zgodnie z cyklem życia wykorzystywanych plików cookies i ustawieniami narzędzi analitycznych.

Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

7. Twoje prawa i wybory

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, jaki jest zakres przetwarzania oraz otrzymać kopię danych;
• prawo do sprostowania danych – możesz zażądać poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") – możesz żądać usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub cofnięto zgodę na ich przetwarzanie;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu);
• prawo do przenoszenia danych – w przypadku przetwarzania na podstawie zgody lub umowy możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazać je innemu administratorowi;
• prawo sprzeciwu – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec ewentualnych działań marketingowych;
• prawo do cofnięcia zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody możesz ją w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej cofnięcia;
• prawo do wniesienia skargi – masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z przepisami.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami, korzystając z danych wskazanych w sekcji „Dane kontaktowe” lub poprzez formularz na stronie /contact-us/. Odpowiemy na Twoje żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania, chyba że przepisy stanowią inaczej.

8. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie (np. local storage, piksele śledzące) w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, podniesienia komfortu użytkowania oraz prowadzenia statystyk.

Czym są pliki cookies

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas korzystania ze strony internetowej. Pliki cookies mogą być odczytywane przez nas lub przez zaufane podmioty trzecie, których usługi wykorzystujemy.

Rodzaje używanych plików cookies

• cookies niezbędne – wymagane do prawidłowego funkcjonowania strony, zapewniające m.in. bezpieczeństwo połączenia, obsługę podstawowych funkcji nawigacyjnych oraz zarządzanie zgodami (np. baner cookies),
• cookies funkcjonalne – wspierające personalizację strony, zapamiętujące Twoje wybory (np. preferencje językowe, wybrane sekcje ofert),
• cookies analityczne – pozwalające nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu (np. które podstrony, takie jak /events/, /experiences/ czy /corporate/, są najczęściej odwiedzane), co pomaga udoskonalać stronę i ofertę.

Zarządzanie plikami cookies

Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlany jest baner informujący o wykorzystaniu plików cookies. Możesz zaakceptować wszystkie pliki cookies lub dostosować swoje preferencje, o ile takie rozwiązanie będzie dostępne w naszym panelu zgód.

Niezależnie od ustawień na naszej stronie, możesz zarządzać plikami cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym je usuwać lub blokować. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje serwisu i pogorszyć komfort korzystania ze strony.

9. Bezpieczeństwo danych

Traktujemy bezpieczeństwo danych osobowych z najwyższą starannością, tak jak dbamy o atmosferę i dyskrecję podczas organizowanych przez nas wydarzeń. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem czy innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

W szczególności:

• korzystamy z rozwiązań hostingowych zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa i ciągłości działania,
• stosujemy kontrolę dostępu do systemów i danych, ograniczając dostęp wyłącznie do osób upoważnionych,
• regularnie aktualizujemy oprogramowanie i monitorujemy potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa,
• szkolimy osoby zaangażowane w realizację usług w zakresie ochrony danych osobowych i poufności informacji.

Pomimo podejmowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, żaden system informatyczny ani transmisja danych przez Internet nie są całkowicie wolne od ryzyka. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, podejmiemy działania zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym, jeśli będzie to wymagane, poinformujemy o tym odpowiedni organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą.

10. Transfer danych poza UE / EOG

Zasadniczo staramy się przetwarzać dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych rozwiązań technicznych lub usług podmiotów trzecich dojdzie do przekazania danych poza EOG, odbywa się to wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO.

W szczególności mogą to być:

• decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w danym państwie,
• standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską,
• inne odpowiednie instrumenty prawne zapewniające wysoki standard ochrony danych.

Jeżeli chcesz uzyskać więcej informacji na temat ewentualnego przekazywania danych poza EOG oraz stosowanych zabezpieczeń, skontaktuj się z nami, korzystając z danych podanych w sekcji „Dane kontaktowe”.

11. Zmiany w Polityce prywatności

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach prawa, naszych praktykach przetwarzania danych lub rozwoju oferty Meetupvenue – na przykład wprowadzenia nowych usług opisanych na stronach /events/, /experiences/ czy /services/.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie https://meetupvenue.com/privacy-policy/. W przypadku istotnych zmian (np. rozszerzenia celów przetwarzania lub wprowadzenia nowych kategorii danych) możemy poinformować Cię o aktualizacjach za pośrednictwem dodatkowych kanałów, takich jak wiadomość e-mail lub stosowny komunikat na stronie.

Data ostatniej aktualizacji niniejszej Polityki prywatności podana jest poniżej.

Data ostatniej aktualizacji: 8 lipca 2026 r.

12. Dane kontaktowe

Jeżeli masz pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności, sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych lub chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami:

Możesz również poprosić o uszczegółowienie, w jaki sposób przetwarzamy dane uczestników konkretnego wydarzenia, które organizujemy w Twoim imieniu, lub uzgodnić indywidualne zasady poufności i dyskrecji dla wyjątkowo wrażliwych spotkań biznesowych i VIP.